فرهنگ محیط های کاری پلان آزاد چطور شکل می گیرد؟

از سال ۲۰۱۰ تاکنون حدود ۷۰ درصد از دفاتر کاری در آمریکا نسخه ای از طراحی پلان آزاد را در محیط های خود پیاده سازی کرده اند. شرکت هایی مانند گوگل و فیسبوک هم از حامیان بزرگ این ایده بوده اند که ترجیح داده اند دیواری بین کارکنانشان نباشد و همه در کنار یکدیگر در راستای تحقق اهداف سازمان کار کنند.

درست مانند همه جنبش های محبوب ایده طراحی پلان آزاد نیز مخالفان خود را دارد. برای مثال یکی از نویسندگان مطرح واشنگتن پست که از مخالفان سرسخت این ایده بود در مطلب خود چنین نوشت:

گوگل همه چیز را اشتباه فهمیده! طرح پلان آزاد که این روزها ترند شده در حال تخریب فضاهای کاری است.

بهبود استراتژی بازاریابی

مخالفان این طرح معتقدند که پیاده سازی طرح پلان آزاد در فضاهای کاری با مشکلات عدیده ای از جمله نقض حریم خصوصی کارکنان، گسترش آلودگی بین سطوح و ناتوانی در فراهم آوردن محیطی آرام برای کار و فعالیت همراه است. اما باید دانست که با در اختیار داشتن یک طرح واضح و روشن و همچنین دریافت پیشنهادات از کارکنان، می توان طرح پلان آزاد را با موفقیت در محیط های کاری پیاده کرد و به تمامی اهداف از پیش تعیین شده برای اجرای آن دست یافت.

 

ایده های متفاوت برای افراد متفاوت

 

بعضی راهکارها برای همه مناسبند و بعضی ها خیر. اینکه یک ایده کلی خوب برای سازمان یا کسب و کاری داشته باشید به معنای آن نیست که هر شرکت دیگری می تواند با تبعیت از آن، به همان موفقیت دست پیدا کند و ایده طراحی پلان آزاد نیز یکی از همین راهکارهاست که استفاده از آن به هر شرکتی توصیه نمی شود.

 

حالا مثالی از یک تقلید کورکورانه برایتان می زنیم تا درک بهتری از این مساله پیدا کنید. در سال ۲۰۱۱ یکی از فروشگاه های زنجیره ای معروف در آمریکا به نام جی سی پنی بعد از تجربه موفق اپل در طراحی اپل استورهایش تصمیم گرفت فردی را به نام ران جانسون را که طراح اصلی این ایده بود به عنوان مدیرعامل خود استخدام کند تا همان موفقیت اپل را برای خود نیز تکرار نماید. مدیران جی سی پنی معتقدند بودند که اگر اپل توانسته با این ایده موفق شود چرا ما نتوانیم؟ اما اوضاع آنطور که انتظار می رفت پیش نرفت و  بعد از استخدام این فرد به سمت مدیرعاملی شرکت ارزش سهام آن ۳۲ درصد در یک دوره چهار ساله سقوط کرد. این تجربه نشان داد که الگوی پیاده سازی شده در جی سی پنی همان الگوی اپل نبوده است.

 

پیاده سازی طرح پلان آزاد

در دورانی به سر می بریم که برنامه ریزی حرف اول را می زند و شرکت ها دیگر نمی توانند با استخدام تعداد زیادی کارمند به بهره وری مطلوب و مورد نظرشان دست پیدا کنند و در عوض باید برای برنامه هایشان هم برنامه داشته باشند. از جمله اهداف اصلی برداشتن دیوارها در محیط های کاری و قرار دادن همه در کنار هم تقویت دوستی و برابری، ارتباطات و افزایش بهره وری است. هیچیک از این اهداف قابل دستیابی نخواهند بود مگر آنکه کارمندان از قبل در این باره اطلاعات لازم را دریافت کرده باشند.

خبرنگار واشنگتن پست که در ابتدای متن به نارضایتی اش از این شیوه طراحی محیط های کاری اشاره کردیم مجبور شده بود دفتر کار خصوصی خود در ساختمان روزنامه را بدهد و در عوض یک صندلی کنار میزی بلند بگیرد و در کنار سایر همکارانش که بعضا هم رده او هم نبودند بنشیند. این مساله ایست که میتواند با اجرای طرح پلان آزاد برای خیلی ها رخ بدهد. دفتر کار و اتاق کار افراد حکم خانه دوم آنها را دارد. بسیاری از ما بیشترین زمان خود را پشت میزهایمان می گذرانیم تا در کنار خانواده. بنابراین کنار هم قرار دادن افراد بدون در اختیار داشتن طرح مشخص باعث ایجاد تنش و برخورد می شود و قطعا کارکنان در چنین شرایطی احساس راحتی نخواهند کرد.

بنابراین شرکت ها برای جلوگیری از بروز ناراحتی در میان کارکنان خود باید سه مساله کلیدی را مدنظر قرار بدهند.

• صدا
• حریم خصوصی
• انتظارات

 

صدا را در سطح منطقی قرار دهید

خبرنگار واشنگتن پست بعد از انتقال به محیط کار تازه خود متوجه شد که باید تمام مدت شنوای موزیکی باشد که در محیط با صدای بلند پخش می شد و این دقیقا مصداق سوء استفاده از طرح پلان آزاد است. این دیدگاه که شرکت ها بعد از حذف دیوارها از محیط های کاری میتوانند هر کاری انجام دهند اشتباه است؛ در مقابل شرکت ها باید کاملا آگاه باشند که کارکنانشان قرار است از کدام حق و حقوق خود کوتاه بیایند. 

برداشتن دیوارها با هدف بهبود ارتباطات میان کارکنان به معنای افزایش سر و صدای محیطی است. یادتان نرود که هدفتان از این کار دریافت گلایه ها و شکایت های بیشتر از سوی کارکنان نبوده و در مقابل شما دست به این کار زده اید تا اعضای تیم تان را مجاب کنید که بیشتر با هم حرف بزنند. اما این را در نظر داشته باشید که هرکسی نمی تواند در چنین محیط پر سر و صدایی کار کند.

 

کارکنان بخش فروش باید از اعضای تیم آی تی جدا شوند. نویسنده ها را هم نمی توانید در مقابل درب ورودی بنشانید. بنابراین باید محیطی کاملا ساکت و آرام بدون کوچکترین صدا برای آنها فراهم کنید. فیسبوک نیز با در نظر داشتن همین ملاحظات کتابخانه ای در مقر اصلی خود واقع در نیویورک ساخته تا هر وقت کارکنان به سکوت نیاز داشتند از محیط آن استفاده کنند.

جدای از این مساله میتوانید با نیروهای خود صحبت کنید و از آنها بپرسید که روزانه به چندساعت سکوت برای انجام کارهایشان نیاز دارند تا از بابت بهره وری شان مطمئن شوید.

آنها را به حال خود بگذارید

سکوت بخشی از تنهایی است با این حال حریم خصوصی معنایی فراتر از یک محیط آرام برای صحبت کردن خواهد بود. اینکه به کارکنان خود حریم خصوصی بدهید یعنی فضایی در اختیارشان قرار دهید که از هر زاویه ای در معرض دید نباشند و متاسفانه در دفاتر پلان آزاد کارکنان وقتی به حریم خصوصی نیاز دارند جایی وجود ندارد که به آن پناه ببرند.

شرکت ها برای حل این معضل می توانند طیف وسیعی از اتاق های کاری و ملاقات را طراحی کنند. در نظر داشته باشید که افراد حریم خصوصی را صرفا برای بحث و تبادل نظر در مورد موضوعات نمی خواهند و بیشتر به دنبال جایی هستند که بدون نگاه های آزاردهنده دیگران به کار خود برسند. بنابراین اگر محیط کاری با ۱۰ اتاق ملاقات بزرگ بسازید و خبری از محیط های خصوصی کوچک در آن نباشد این شانس را از کارکنان خود خواهید گرفت. اتاق های ملاقات برای ملاقات ساخته شده اند نه نوشتن  یا صحبت های دونفره یا تماس های تلفنی حساس.

برخی شرکت ها هم برای حل مساله حریم خصوصی اتاقک های کوچکی را در طرح های پلان آزاد خود ایجاد می کنند که این کار گرچه فرد را اندکی از مرکز توجه دور میکند اما کافی نیست. باید فضاهایی مرتب و ساکت برای کارکنانتان بسازید تا هر زمان که به تنهایی نیاز داشتند از آن استفاده کنند.

 

از همان ابتدا انتظارات را در نظر بگیرید

 

خبرنگار واشنگتن پست در بخش دیگری از گلایه نامه اش نسبت به طراحی پلان آزاد در دفتر روزنامه به ۱۲ جفت چشمی اشاره کرده که هنگام ترک محیط کار در ساعت ۵:۰۴ با نگاه هایشان او را قضاوت می کردند. به نظر او حتی فرار کردن از این محیط کاری هم برایش کاری زجرآور و دشوار بود.

 

یک برداشت اشتباه در مورد محیط های کاری پلان آزاد وجود دارد و آن اینکه کارفرمایان برای کاهش هزینه های طراحی داخلی و پایش نیروهای خود به این سبک از محیط ها علاقه دارند. و در نتیجه اگر مدیران و کارفرمایان زمانی از مزیت های این نوع محیط کاری برای نیروهای خود بگویند کسی حرف شان را باور نمی کند. بنابراین طراحی و قالب یک محیط کاری باید بازتاب دهنده چشم انداز یک شرکت برای خودش باشد.

 

اگر شرکت مدیرعاملی دارد که هیچوقت دوستانه در کنار کارکنانش نمی نشیند تا به حرف دل آنها گوش دهد پیاده سازی طرح پلان آزاد در این شرکت کمی مشکوک به نظر می رسد. ازسوی دیگر، در شرکت هایی که تیم های قوی دارند و این تیم ها مرتبا در تعامل و همکاری با هم هستند، اجرای طرح پلان آزاد میتواند کاملا قابل انتظار باشد و به تحقق اهداف کمک کند.

برآیند محیط کار خوب با طراحی پلان آزاد

 

برای شرکت هایی که بتوانند طرح پلان آزاد را به خوبی پیاده سازی کنند این طرح باعث بهبود بهره وری و تعامل کارمندان می شود. براساس گزارشی از دانشگاه UCLA حرکت از محیط های کاری بسته به باز عملکرد کارکنان را تا ۴۴۰ درصد افزایش می دهد.

پژوهشی دیگر نشان داده که در محیط های کاری با پلان آزاد، هزینه کارکنان و فرایندهای کاری ۵.۵ درصد کاهش پیدا کرده است. این قالب همچنین بیشتر به مذاق نیروهای جوان که علاقمند به کار در محیط های تعاملی و مخالف ساختارهای خشک سازمانی هستند، خوش می آید.

اما باید در نظر داشت که صرفا برداشتن دیوارها کافی نیست؛ پخش موزیک های تند وقتی می خواهید کارهای فکری انجام دهید در چنین محیط هایی نتیجه  مطلوبی به بار نمی آورد. با ایجاد یک طرح واضح و تنظیم مرزهای فیزیکی و غیرفیزیکی  و همچنین مطلع سازی کارکنان از اهداف اصلی تغییرات می توانید این طرح را با موفقیت در سازمان و شرکت خود پیاده کنید.