سیستم حسابداری فروشگاهی چیست ؟
تجهیزات فروشگاهی شامل اجزای مختلفی است که با گرد آوری آنها می توان یک فروشگاه کامل و منسجم فراهم نمود. تجهیزاتی همچون انواع چک اوت کانترها، قفسه های فروشگاهی، یخچال و فریزرهای فروشگاهی، ترولی فروشگاهی و … از جمله لوازمی هستند که وجود آنها در فروشگاه های مدرن امروزی ضروری به نظر می رسد. منظور از سیستم حسابداری فروشگاهی، مجموعه‌ای از سخت‌افزارها و نرمافزارها می‌باشد که استفاده از آنها به تسهیل روند حسابداری فروشگاهی می‌انجامد.
حسابداری دقیق امور فروشگاهی بسیار مهم است و کاهش خطاهای انسانی باعث صرفه جویی در وقت و هزینه می‌شود. برای رسیدن به یک حسابداری فروشگاهی دقیق، باید به دنبال یک راه‌حل یکپارچه بود که ترکیب فروش، خرید و مدیریت موجودی کالا با ویژگیهای سنتی حسابداری را داشته باشد.
ویژگیهای یک سیستم حسابداری خوب چیست؟
یک سیستم حسابداری مدرن باید مراحل اصلی مدیریت مالی که در زیر آمده است را بصورت خودکار و ساده انجام دهد:
- حساب‌های دریافتی (سفارش نقد)
- حساب‌های پرداختی
- بستن حساب‌های مالی
- محاسبه هزینه‌ها
- حسابداری صندوق
- شناسایی و مدیریت درآمد
اما همانطور که گفتیم برای داشتن یک سیستم حسابداری موفق باید نرم افزارها و سخت افزارهای مناسبی داشته باشیم.
اهمیت نرم افزارهای حسابداری در سیستم حسابداری فروشگاهی
شرایط فروشگاه‌های امروزی به طرز باورنکردنی متفاوت از حتی یک دهه پیش است. مشتریان گزینه‌های بیشماری دارند که باعث افزایش سطح رقابت در بین فروشگاه‌ها می‌شود. در تلاش برای رفع نیازهای مشتریان، فروشگاه‌ها به نرم افزار حسابداری فروشگاهی روی آورده‌اند که قادر به مدیریت بسیاری از معاملات در لحظه فروش است.
این نرمافزارها به شما اجازه می‌دهد تا اطلاعات لازم و سوابق قابل بررسی را به راحتی وارد سیستم حسابداری کنید. همچنین این نکته مهم است که شما می‌توانید دارایی، بدهی، هزینه و درآمدها را ثبت کنید و سود خالص را در هر لحظه محاسبه نمایید.
ویژگیهای مهم یک نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی خوب
یک نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی ایده‌آل باید بتواند به غیر از انجام محاسبات ساده فروشگاهی در لحظه، ویژگیهای زیر را نیز داشته باشد:
- انطباق با سیستمهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
- مدیریت زنجیره تامین
- کنترل موجودی
- سیستم گزارش‌گیری
صندوق فروشگاهی
این صندوقها یکی از مهمترین تجهیزات فروشگاهی است که می‌تواند به فرآیند حسابداری فروشگاه سرعت و دقت بالاتری بدهد. در ادامه بیشتر به این دستگاه‌ها، انواع آنها و ویژگی‌هایشان خواهیم پرداخت.
صندوق فروشگاهی چگونه کارها را راحت‌تر می‌کند؟
قبل از مرحله اصلی حسابداری و بررسی هزینه و محاسبه سود، یک صندوق می‌تواند بخش مهمی از کار را انجام دهد. وقتی هنوز فروشگاه تعطیل نشده است و مشتریان در حال خرید هستند، این صندوقها به یک مکان امن برای ذخیره پول تبدیل می‌شوند. همچنین صاحبان فروشگاه‌ها به کمک این سیستمهای حسابداری توانایی صرفه‌جویی در هزینه، پردازش سریع معاملات روزانه مشتریان و ثبت دقیق سوابق را دارند.
خرید یک صندوق جدید برای امور فروشگاهی، تصمیم تجاری مهم‌تری نسبت به گذشته است. صندوقهای مدرن امروزی دیگر به سادگی کشوی پول نقد سنتی نیست. این دستگاه می‌تواند عملیات مختلف تجاری را با دقتی بالا انجام دهد، انواع مختلف پرداخت را بپذیرد و حتی مشاوره عملی در مورد موجودی و سفارش محصولات ارائه دهد.
اما گزینه‌های اصلی شما در مورد خرید یک صندوق فروشگاهی چیست؟ بیایید نگاهی به انواع مختلف این جزء سیستمهای حسابداری فروشگاهی و چگونگی خدمت‌رسانی آنها به فروشگاه‌های امروزی بیندازیم.
صندوقهای الکترونیکی (ECR)
این صندوقها برای دهه‌ها به عنوان تنها گزینه پذیرش کارت‌های اعتباری یا هرگونه پرداخت الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گرفتند. شکل توسعه یافته این دستگاه‌ها دارای ویژگی‌هایی برای ردیابی و گزارش فروش و همچنین برخی داده‌های ساده مدیریت موجودی هستند.
این دستگاه‌ها برای فروشگاه‌های کوچکتر که به بررسی پیشرفته موجودی کالا یا سایر فعالیت‌های تجاری پیشرفته نیازی نیست، می‌توانند مناسبتر باشد.
سخت افزار استاندارد صندوقهای الکترونیکی شامل یک کشوی پول نقد در پایین با نوعی صفحه ورودی یا پد بالای آن است. ECRهای جدید دارای صفحه‌های دیجیتالی هستند که می‌توان با کمک ماوس و صفحه کلید یا بصورت لمسی از آن استفاده کرد.
علاوه بر این، این صندوقهای الکترونیکی دارای چاپگرهای رسید و اسکنر بارکد هستند و می‌توانند با باتری یا برق مستقیم کار کنند. بارکدخوان فروشگاهی از جمله متعلقات سیستم حسابداری فروشگاه محسوب می شوند که در مقاله ای مجزا به آن پرداخته ایم.
این سیستمها مجموعه‌ای از ویژگیهای جدید را به صندوقهای ECR اضافه کردند و انعطاف‌پذیری بسیار بیشتری را نسبت به آنها ارائه دادند.
در سالهای اخیر این صندوقها کمک ویژه‌ای به کسب و کارهای فروشگاهی کرده‌اند. آنها همیشه با اسکنرهایی همراه هستند که به شما امکان می‌دهند از طریق نرم افزار POS، داده‌ها را جمع‌آوری و تحلیل کنید. چنین نرم‌افزاری می‌تواند تجزیه و تحلیل و رویه‌های مهم تجاری را از جمله موارد زیر انجام دهند:
- مدیریت موجودی کالا
- تجزیه و تحلیل عملکرد محصول
- گزارشهای فروش
- مدیریت کارمندان
- مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
- برنامه‌های وفاداری
- فروش، تبلیغات و تخفیف
- تلفیق چند فروشگاه
- محاسبات کمیسیون
- ادغام با تجارت الکترونیکی
- و بسیاری موارد دیگر
صندوقهای POS مدرن علاوه بر زیبایی ظاهری اشتباهات صندوقدار یا اشکالات فنی را به حداقل می‌رسانند.
صندوقهای قابل حمل
در حالی که فروشگاه‌های بزرگ اغلب به دستگاه‌های POS بزرگ و رومیزی احتیاج دارند، بسیاری از مشاغل می‌توانند از تبلتها استفاده کنند که به آنها MPOS (Mobile POS) نیز گفته می‌شود. هزینه این صندوقها نسبت به نسخه رومیزی POS ارزانتر است. مزیت این تبلتها این است که به راحتی در فضای فروشگاه می‌توان آنها را جابجا کرد و مهمتر از آن اینکه در ساعات شلوغی می‌توان این صندوقهای لمسی را روشن کرده و با کمک به سایر همکاران، به سرعت کار اضافه نمود. با این حال، در مقایسه با دستگاه‌های رومیزی نقاط ضعفی متوجه این صندوقهای جدید است. تبلتها قدرت پردازش کمتری دارند و به سرعت کامپیوترهای رومیزی قادر به انجام معاملات نیستند. از طرفی دیگر به شدت در معرض سرقت قرار دارند.
صندوقهای قابل حمل مانند صندوقهای رومیزی برای انجام امور، نیاز به تمام وسایل جانبی استاندارد از جمله دستگاه‌های کارتخوان، چاپگر رسید لیزری، کشوی پول نقد و اسکنر دارند.
کدام صندوق فروشگاهی برای من مناسبتر است؟
قبل از انتخاب صندوق مناسب برای کسب و کارتان، باید به سوالات زیر پاسخ دهید:
- در کسب و کارتان چه مالیاتهایی را از فروش دریافت می‌کنید؟
- اقلام فروشگاه شما به چند بخش یا طبقه تقسیم می‌شوند؟
- اکنون چند محصول فروشگاهی دارید ؟
- آیا امکان اضافه شدن محصولات در آینده وجود دارد؟ چه تعداد ؟
- فروشگاه شما چقدر شلوغ خواهد بود؟ معمولا چقدر مراجعه کننده دارید؟
- آیا فروشگاه شما کوپنهای مخصوص یا کالا برگهای تخفیفی قبول می‌کند؟
- کسب و کار شما چه نوع پرداختهایی را قبول می‌کند؟
- آیا کارت هدیه قبول می‌کنید؟
- آیا کسب و کار شما برنامه وفاداری یا باشگاه مشتریان هم دارد؟
در پایان تذکر این نکته حائز اهمیت است که خرید تجهیزات مناسب سیستم حسابداری برای فروشگاه شما، یک هزینه نیست، بلکه سرمایه‌گذاری‌ای برای انجام درست امور مدیریت و حسابداری فروشگاه شماست.
منابع :
